Cela ne signifie nullement que l’organe de gestion doit arrêter les comptes annuels au plus tard quinze jours avant l’assemblée.
En effet, si un commissaire est en fonction, l’article 143 du Code des sociétés stipule que l’organe de gestion de la société leur remet les pièces (comptes annuels et éventuel rapport de gestion) un mois avant l’expiration du délai dans lequel le commissaire doit présenter son rapport.
Si, par ailleurs, la société a un conseil d’entreprise ou, à défaut, un comité de prévention et de protection au travail (C.P.P.T.), il faut également tenir compte des compétences de ces organes.
En effet, l’article 16 de l’arrêté royal du 27 novembre 1973 prévoit que l’information annuelle (comportant notamment les comptes annuels et le rapport du commissaire) doit, dans le cas d’une société, être discutée au cours d’une réunion qui se réunit obligatoirement avant l’assemblée générale au cours de laquelle les associés se prononcent sur la gestion et les comptes annuels. De plus, l’article 17 du même arrêté impose que les documents se rapportant à l’information annuelle soient remis aux membres du conseil d’entreprise quinze jours au moins avant la réunion prévue pour l’examen de cette information.
À défaut de conseil d’entreprise, une information annuelle doit être communiquée par l’employeur au C.P.P.T. La réunion consacrée à l’examen de cette information se tient obligatoirement avant l’assemblée générale des associés. Les documents se rapportant à l’information annuelle seront remis aux membres du comité quinze jours au moins avant la réunion prévue pour l’examen de cette information (article 65bis, § 2, de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail).
Bref, en présence d’un commissaire ou des organes sociaux de concertation précités, les comptes annuels doivent être arrêtés environ six semaines avant la date de l’assemblée générale.
On remarquera que l’article 6 de la loi du 27 juin 1921 prévoit que l’assemblée générale d’une a.s.b.l. doit être convoquée au moins huit jours avant celle-ci ; en revanche, la loi ne prévoit pas que des documents soient communiqués avant l’assemblée. De plus, les règles relatives au conseil d’entreprise ou au C.P.P.T. s’appliquent.
Finalement, dans les mois qui viennent, le Parlement devrait se pencher sur un projet de loi, faisant suite à une directive européenne, qui modifiera sensiblement les modalités relatives aux assemblées des sociétés, y compris les délais de convocation et de communication des documents.